Rapportage

Rapportages in het zorgdossier

Het is een gewoonte geworden om dagelijks even te kijken naar de rapportage in het zorgdossier van oma. Ik lees nu dat ze vannacht geen ontlasting heeft gehad. Het verpleeghuis heeft een zorgdossier van Caress. Voor velen in de zorgsector is dat een bekende term.

Voor het meelezen in het zorgdossier kan familie zich aanmelden. Omdat ik geen eerste contactpersoon ben, heeft het even geduurd voordat ik was toegevoegd. Er was onduidelijkheid over de aanmeldprocedure, maar met twee maanden geduld en een aantal mails naar de contactverzorgende en het klantcentrum is het uiteindelijk gelukkig gelukt.

Meelezen in het zorgdossier

Wat is het fijn om mee te kunnen lezen in oma’s rapportage. Zelf vertelt oma altijd dat het goed gaat, ook kan ze minder goed vertellen over wat ze meemaakt. Ik vraag er ook niet meer naar, meestal vraag ik of ze een leuke dag gehad heeft. Dit is voor haar makkelijker te beantwoorden dan wanneer ik haar vraag naar wat ze gedaan heeft op een dag. Op deze manier doe ik een beroep op haar emoties en niet op haar geheugen.

Voordat oma in het verpleeghuis ging wonen, las ik ook mee in het zorgdossier van CarenZorg, dit is het systeem dat de caregivers gebruiken. Ook nu oma in het verpleeghuis woont, schrijven zij hier nog in, en ik lees daarom mee in twee systemen.

Rapportage als aanknopingspunt

Door wat de caregiver schrijft na haar bezoek op woensdag heb ik een aanknopingspunt voor het gesprek met oma. Ik kan nu op woensdagavond aan oma vragen: was het spelletje/de wandeling/het maken van armbanden gezellig? Oma haakt dan veel gemakkelijker aan in het gesprek omdat het gaat over gevoel. Zij hoeft niet te herinneren, want dat doe ik op dat moment voor haar. Aan het CarenZorg-systeem kunnen informele en formele zorgverleners worden toegevoegd en in schrijven, en het helpt bij een duidelijke en gemakkelijke communicatie onderling.

Eigenlijk is het jammer dat er zoveel verschillende systemen zijn om te rapporteren. Met één systeem zou iedereen rondom oma beter van elkaar op de hoogte zijn. Ik vind het jammer dat familie in het systeem van Caress (dat wordt gebruikt in het verpleeghuis) niet kan schrijven. Bij CarenZorg kunnen we bijzonderheden over oma wel gemakkelijk delen. Bij het verpleeghuis moeten we het zorgpersoneel persoonlijk benaderen of e-mailen, en dan is het nog maar de vraag of en hoe zij het zullen rapporteren.

Feitelijke rapportages?

Zo lazen we in oma’s dossier dat ze is opgehaald door haar dochter om te gaan winkelen. Als familie is het gek om dit te lezen, omdat we weten dat het niet klopt. Oma was opgehaald door mijn tante, maar dit is de zus van mijn vader en geen dochter van oma. Toch staat het in zo’n rapportage als feit beschreven. Het klopt wel vaker niet wat we lezen, bijvoorbeeld toen mijn oma een uitje in haar woonplaats verwarde met de woonplaats van mijn oom (haar zoon). Dan staat er in de rapportage als feit dat ze daar wel geweest zou zijn, maar dit was dus helemaal niet zo. In het CarenZorg systeem kunnen we dit soort dingen zelf beschrijven of reageren op een rapportage.

Communicatie via de rapportage

De rapportage van het verpleeghuis wordt ook vaak gebruikt als communicatiemiddel tussen de verschillende diensten (ochtenddienst/avonddienst). Dan staat er dat oma is opgehaald door mij voor het eten, of door de caregiver voor een uitstapje. In het systeem van CarenZorg staat dan door de caregiver beschreven wat ze hebben gedaan en hoe oma het vond. Dit laatste is juist fijn om te lezen, omdat oma dit zelf moeilijker kan onthouden en vertellen.

Hetgeen oma meemaakt is van grote invloed op haar stemming en gedrag. Wij als familie vinden het daarom belangrijk om te weten hoe haar dag is verlopen. Soms treffen we oma boos of geïrriteerd aan, of dan belt ze ons geagiteerd op en weten we niet waardoor dit komt. Het is dan lastig te achterhalen wanneer er niets is gerapporteerd over oma’s activiteiten, interacties en daginvulling.

Invloed van de rapportage

Maar even terug naar de rapportage van het verpleeghuis waar ik dit blog mee begon. De nachtdienst heeft om half 6 in de ochtend geschreven: “Mw. had vannacht geen ontlasting”. Ik vind het maar een vreemd feit in oma’s dossier zonder duidelijke context. Het is de eerste rapportage over de nacht en de zorg schrijft nooit iets over oma’s ontlasting. Heel af en toe zie ik dat de ochtenddienst rapporteert dat oma goed heeft geslapen.

Omdat het een bijzondere rapportage is, vraag ik mij af waarom de ontlasting van oma ’s nachts ineens belangrijk is? Daar is ongetwijfeld een aanleiding voor. Die duidelijkheid volgt twee dagen later in de vorm van een informatieve e-mail. De afdeling van oma was vanwege het Noro-virus niet toegankelijk, gelukkig kunnen ze melden dat de afdeling weer open is.

Verdorie denk ik, dat zijn weer een paar dagen dat oma niet vrij uit mag bewegen, niet haar krantje kan halen bij de receptie. De vorige keer Norovirus duurde langer en had meer impact. Gelukkig was dit dan van korte duur, denk ik. Want we ontvangen de mail op zaterdag en op woensdag heb ik oma gezien en op donderdag is ze nog wezen zwemmen. Wij als familie hebben geen idee wanneer de afdeling dicht is gegaan, hier is niets over gecommuniceerd.

Doel van rapportage

Het zorgdossier is de plek waar alle relevante (medische) gegevens van mijn oma worden bewaard. Dit omvat basisinformatie, zoals haar naam, Burgerservicenummer en de contactgegevens. Maar ook medische gegevens, de uitgevoerde handelingen en het zorgleefplan. Dit laatste is het document waarin wordt vastgelegd welke afspraken er zijn gemaakt over de zorg die wordt verleend.

Rapportages, oftewel verslaglegging, zijn bedoeld om goede zorgverlening te ondersteunen. Er wordt informatie verzameld over het gedrag van mijn oma en over de geleverde zorg, waarmee het professionele netwerk rondom oma op de hoogte is van de huidige situatie.

Rapportages kunnen veelzeggend zijn, maar staan vaak ook vol met allerlei persoonlijke meningen en zelfs verwijten. Er zijn ook verschillende methodieken voor de manier waarop wordt gerapporteerd. In het Caress-systeem zie ik de SOAP-methodiek terug.

De SOAP-methodiek

SOAP staat voor Subjectief, Objectief, Analyse en Plan. Elke term vraagt om een andere beschrijving van de situatie. Subjectief gaat over de beleving van mijn oma of die van ons als familie. Wat vindt oma zelf en wat zegt zij zelf over de situatie? Objectief is de beschrijving van de zorgmedewerker over wat deze observeert, met betrekking tot welk gedrag zij waarnemen. Bij Analyse wordt de conclusie beschreven die voortkomt uit de subjectieve en objectieve gegevens die de zorgmedewerker heeft verzameld. Bij Plan wordt beschreven welk plan is uitgevoerd of welk plan nog uitgevoerd gaat worden.

Via deze link vindt je een pdf bestand wat de SOAP methodiek helder uitlegt en ook pakkende voorbeelden geeft.

Bijzonderheidsrapportages

Er kan gerapporteerd worden over de doelen uit het zorgleefplan. Maar er worden ook bijzonderheidsrapportages gebruikt. Ik weet niet wanneer de zorgmedewerkers hier onderscheid tussen maken. Een voorbeeld van een bijzonderheidsrapportage die ik zelf ‘bijzonder’ vond was: “Mw. was vanavond vriendelijk aanwezig.” Als dit een bijzonderheid is, dan concludeer ik daaruit dat oma vaker niet dan wel vriendelijk aanwezig is in de avond.

Woorden kunnen op veel verschillende manieren worden uitgelegd en geïnterpreteerd. Bij het schrijven van rapportages valt voor veel medewerkers in de zorgsector (inclusief mijzelf) nog veel winst te behalen als het op woordkeuzes aankomt. Het rapporteren volgens de SOAP-methodiek kan hierbij helpen omdat de waarneming vanuit de client en familie, de feitelijke observatie, de conclusie of analyse hierop van de zorgmedewerker en het vervolg los van elkaar beschreven worden.

Wat woorden doen

Ik las een blog van Asseliena de Haan. Zij is een wijkverpleegkundige en patiënt met uitgezaaide borstkanker. ‘Even douchen’ heet haar blog, ze wil ermee laten zien wat woorden kunnen doen en ik raad iedereen die rapportages schrijft om het te lezen. Het raakt de kern en essentie van wat ik graag wil uitleggen. Hoe essentieel een rapportage kan zijn. Hoe bevooroordeeld wij als mensen gewend zijn om te denken. Maar vooral hoe we onze eigen oordelen en conclusies onbedoeld als feiten kunnen opschrijven.

Contact met oma

Wanneer ik deze blog schrijf is het juli 2023 en ben ik op vakantie in Spanje. Het is in deze vakantieweek dat ik lees dat oma vannacht geen ontlasting heeft gehad. Ja zelfs op vakantie lees ik mee met hoe het gaat met oma. Met oma bellen en kletsen zit er niet echt meer in, het gesprek is oppervlakkig geworden. Contact maken met oma op cognitief niveau is niet meer mogelijk, maar wel op gevoelsniveau. Dat gaat gemakkelijker als ik haar hand vast kan houden of er een knuffel kan geven. Aan de telefoon vind ik het maar lastig om echt contact te maken.

Voor oma in het verpleeghuis ging wonen, belde ik haar altijd vanaf mijn vakantieadressen om gezellig bij te kletsen. Voordat oma dementie kreeg waren het vaak e-mails met foto’s. Hele verhalen schreven we altijd aan elkaar. En niet alleen tijdens vakanties, ook even over hoe de week was geweest en of ze nog iets leuks had ondernomen. Ik mis dat e-mailen met oma. Onder elke e-mail stond altijd ‘een knuffel van oma’. Deze tekst heb ik nu als tatoeage op mijn arm in oma’s handschrift.

Het nut van meelezen in de rapportage

Maar knuffels versturen via de e-mail is nu veel te hoog gegrepen, dat lukt oma niet meer. Met een beetje mazzel is ze haar mobiel niet kwijt en kan ik er bellen. Oma belt mij ook, de dag voordat ik terug vlieg naar Nederland. Om mij een fijne vakantie te wensen, want morgen ga ik naar Spanje toch? Ik antwoord: Wat leuk dat je daaraan denkt oma! Morgen zit ik inderdaad in het vliegtuig. Met haar gaat uiteraard alles goed, ze vertelt een leuke dag gehad te hebben op de dagopvang. Ik ben blij dat ze een leuke dag heeft gehad, al was dat niet op de dagopvang. Want daar komt ze al zeven maanden niet meer.

Maar die rapportages dus. Ik ben blij dat de mogelijkheid er is om mee te lezen. Zelfs als ik op vakantie ben en er veel afstand is, is het fijn om toch iets te kunnen lezen over hoe het met oma gaat. Zelf haalt ze alles door elkaar en kan zij mij niet meer vertellen wat er gebeurd en hoe het echt gaat. En vanmorgen lees ik dus in haar rapportage dat ze vannacht geen ontlasting heeft gehad. Nou, weet ik dat ook weer.

Blog Oma vanNoes

Wat leuk dat je mijn blog gevonden hebt! Ik ben met dit blog gestart om meer bewustzijn rondom het leven met dementie te creëren. Voor mijn oma is het belangrijk om haar zelfstandigheid en regie te kunnen behouden. Sinds oma in het verpleeghuis woont lijkt dit een grotere uitdaging te zijn geworden. Voor oma zelf, maar ook voor ons als betrokken familie. In mijn blogs ga ik in op gebeurtenissen, de bijhorende emoties maar ook wet- en regelgeving. Want hoe is de dementiezorg nu eigenlijk geregeld in Nederland? En waarom doen wij met elkaar wat wij doen? Wil je meer over mij te weten komen? Op deze pagina stel ik mijzelf voor. Meer over mijn redenen om te schrijven en over mijn oma zelf vindt je hier.